Muat Turun / Download Garis Panduan Penyediaan Nota Serah Tugas Guru dan Contoh Nota Serah Tugas untuk Rujukan Guru-guru / Pegawai Awam
A. Penerangan Am Nota Serah Tugas
1. Pegawai dan kakitangan perlu mengemukakan Nota Serah Tugas. Termasuk pegawai/kakitangan Guna Sama yang bertugas di setiap peringkat ORGANISASI apabila berlaku pertukaran atau bersara sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil. JPA. 193/6/3-4 (20) bertarikh 19 Julai 1985.dan Pekeliling Perkhidmatan Bi. 3 Tahun 2004
2. Tiada had bilangan muka surat yang ditetapkan.
3. Sebanyak 5 Salinan Nota Serah Tugas yang perlu disediakan, dan salinan-salinan tersebut perlulah diserahkan dan disimpan oleh pihak-pihak berikut:
i. Ketua Jabatan
ii Ketua Bahagian/Ketua Pejabat Pegawai yang akan mengambilalih tugas, (2 salinan, untuk rekod bahagian dan untuk diserahkankepada pegawai yang menerima tugas
iii. Fail peribadi pegawai yang akan bertukar
iv. Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar.
4. Nota Serah Tugas ini perlulah di’binding’ atau dibukukan.
B. Garis Panduan/Format Penyediaan Nota Serah Tugas
Perkara 1 – Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas (Muka Surat - iii)
1. Pegawai yang bertukar perlu menyediakan surat dengan menulis:
i. Nama Penuh
ii. Jawatan Yang Disandang
iii. Tempoh Menyandang Jawatan
iv. Menandatangani Surat
2. Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Pejabat/Ketua Bahagian/Ketua Unit untuk disemak.
3. Ketua Pejabat/Ketua Bahagian/Ketua Unit /kemudian perlu memanjangkan Nota Serah Tugas berkenaan kepada Bahagian Pentadbiran ORGANISASI.
4. Nota Serah Tugas ini seterusnya diserahkan kepada Pegawai yang mengambilalih jawatan tersebut dan Pegawai berkenaan hendaklah menandatangani Surat Akuan Terima Nota Serah Tugas.
Perkara 2 – Senarai Tugas Jawatan (Muka Surat – iv)
Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan tugas-tugas sepertimana yang tercatat di dalam senarai tugas rasmi jawatan. Sekiranya pegawai yang dilantik mengisi mana-mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya maka jawatan yang berkenaan perlu juga dicatatkan.
Perkara 3 – Kedudukan Terakhir Tugas-tugas Belum Selesai (Muka Surat – v)
Terdapat 5 ruangan mengenai tugas-tugas yang belum selesai perlu disediakan:
1.Tugas-tugas Yang Belum Selesai
Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas yang belum selesai semasa pegawai meninggalkan jawatan.
2. Kedudukan Sekarang
Pegawai perlu melaporkan kedudukan terkini bagi tugas-tugas yang belum selesai seperti yang nyatakan.
3. Tindakan Susulan
Pegawai yang akan bertukar perlu memaklumkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-tugas yang belum diselesaikan.
4. Rujukan Fail, Pegawai, Jabatan Yang Berkaitan
Pegawai yang akan bertukar perlu mencatatkan maklumat-maklumat berkenaan no rujukan fail, nama pegawai dan Kementerian/Jabatan yang berkaitan dengan tugas yang perlu dirujuk oleh pegawai yang mengambilalih tugas sekiranya timbul masalah berhubung dengan tugas-tugas yang belum diselesaikan.
5. Catatan
Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan maklumat-maklumat tambahan yang difikirkan perlu diketahui oleh pegawai yang akan mengambilalih tugas supaya perjalanan kerja yang ditinggalkan tidak terjejas.
Perkara 4 – Senarai Harta Benda/Peralatan Pejabat (Muka Surat –vi)
Pegawai yang akan bertukar perlu menyenaraikan semua harta benda/peralatan pejabat/asset hak milik kerajaan yang diberikan kepada pegawai semasa menjawat jawatan terakhir.
Perkara 5 – Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-lain (Muka Surat – vii)
Ruangan ini/Perkara ini hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang menguruskan perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan kewangan dan akaun. Maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan merupakan laporan kedudukan kewangan semasa pegawai yang akan meninggalkan tugas.
Perkara 6 – Fail Meja (Muka Surat – vii)
Fail Meja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’1 Salinan Fail Meja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran/Perkhidmatan Jabatan/berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.
Perkara 7 – Manual Prosedur Kerja (Muka Surat – ix)
Manual Prosedur Kerja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’2 Salinan Manual Prosedur Kerja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran/Perkhidmatan Jabatan berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.
Perkara 8 – Lain-lain Hal (Muka Surat – x)
Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang maklumat tambahan atau maklumat am berhubung dengan kerja dan jawatan yang disandang. Catatan-catatan ini hendaklah berupa maklumat yang boleh membantu dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambilalih tugas.
NOTA
Garis panduan ini akan menetapkan format dan aliran norma-norma kerja yang perlu disediakan oleh seseorang pegawai yang akan bertukar sesuai dengan konteks Jabatan. Nota Serah Tugas yang disediakan nanti diharap membantu kelinciran peralihan tugas supaya mutu kerja pegawai-pegawai di ORGANISASI sentiasa berkualiti.
Download / Muat Turun Contoh Nota Serah Tugas yang lengkap diisi
Nota Serah Tugas Cikgu Nurul